Nhiều công ty mắc sai lầm lớn trong cách quản trị truyền thông trong doanh nghiệp: bạn đang thực hiện mà không có chiến lược và kế hoạch hành động cụ thể. Các hành động tự phát để “bật” tạm thời, chẳng hạn như gửi email hoặc thêm một tờ giấy vào bảng thông báo, có thể làm gián đoạn luồng tin tức của công ty. Điều này có nghĩa là công ty đã truyền thông nội bộ sai thời điểm, sai phương pháp, sai nguồn lực – hệ quả tất yếu của việc lập kế hoạch ngay từ đầu.
Vì vậy, hãy tạo một kế hoạch quản trị truyền thông trong doanh nghiệp hữu hiệu ngay hôm nay bằng những cách sau
Tại sao phải truyền thông trong doanh nghiệp?
Truyền thông trong doanh nghiệp không chỉ là một hoạt động mang tính chất “có cũng được, không cũng được”, nó thực chất là một trong những khía cạnh cực kì quan trọng để vận hành suông sẻ một bộ máy doanh nghiệp. Một hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ mang tính chất thông báo tin tức một chiều, mà là cầu nối gắn kết nhân viên với sứ mệnh, giá trị, mục tiêu chung. Từ đó, tạo nên một “hệ sinh thái” đồng nhất thúc đẩy các hành động gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp.
Những con số biết nói
- Tăng 47% tỷ lệ doanh thu khi Doanh nghiệp có kế hoạch truyền thông nội bộ so
- Tăng 26% năng suất làm việc khi truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, mặc dù đang trong bối cảnh thời kỳ biến động.
- Tiêu tốn 64,5 triệu Dolar hàng năm với 1 doanh nghiệp có 100.000 nhân viên: và trên 500,000 Dolar với doanh nghiệp 100 nhân viên khi việc trao đổi thông tin kém hiệu quả (nhân viên không được thông báo / hiểu sai / hiểu thiếu về các chính sách, quy trình, yêu cầu công việc).
Và nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc lập kế hoạch cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng cải thiện hiệu suất lên tới 30%.
Nếu cộng tất cả những con số trên lại, bạn có thể thấy một mục tiêu đáng giá để lên kế hoạch và thực hiện ngay bây giờ.
Quản trị truyền thông trong doanh nghiệp hiệu quả
Dù đã biết lý thuyết về truyền thông nội bộ nhưng không phải công ty nào cũng lập được một kế hoạch triển khai đầy đủ và hợp lệ. Quy trình 6 bước sau đây sẽ phù hợp với bạn.
Bước 1: Đánh giá tình hình
Đánh giá tình hình chi tiết là cơ sở để phát triển các mục tiêu và chiến lược tiếp theo của bạn. Ngay cả khi công ty của bạn chưa giải quyết các vấn đề liên lạc nội bộ cụ thể, bạn vẫn cần đánh giá cách nó tạo ra các vấn đề cho công ty của bạn.
Cần xem xét chi tiết các tiêu chí sau:
- Đánh giá tình hình công ty (tình hình kinh doanh, nhân sự, dự báo những thay đổi,…)
- Doanh nghiệp của bạn đã và đang phát triển loại hình truyền thông nội bộ nào?
- Truyền thông nội bộ của công ty bạn hiện nay hiệu quả như thế nào?
Bước 2: Xác định đối tượng
Điều rất quan trọng là phải biết công ty phải cung cấp thông tin gì và cho ai. Truyền thông thường chủ yếu là nội bộ, nhưng trong một số thời điểm quan trọng, chẳng hạn như sự thay đổi nhân sự sắp tới của một công ty, cần đặc biệt chú ý đến những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.
Để tìm đúng đối tượng cho truyền thông nội bộ, hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Công ty của bạn cần biết về ai? Họ cần phải biết những gì?
- Ai là người có mối quan hệ thân thiết nhất với nhân sự công ty?
- Một người có đủ sa thải cả nhân viên không?
Bạn có thể chia mục tiêu theo thứ bậc như cấp C, trưởng nhóm, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,…
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp
Đây là trọng tâm của kế hoạch. Để việc đặt mục tiêu thực sự hiệu quả, bạn phải tuân theo nguyên tắc SMART:
Speicfic – Measurable – Attainable – Relevant – Timebound
- S – Specific: Mục tiêu cụ thể
- M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- R – Relevant: Mục tiêu thực tế
- T – Timebound: Mục tiêu có thời gian
Chìa khóa của bước này là câu trả lời cho các câu hỏi:
- Mục tiêu kinh doanh của bạn (đặc biệt là mục tiêu nhân sự) là gì?
- Nhân viên cần hiểu gì để đạt được mục tiêu này? Nhân viên cần có niềm tin gì? Nhân viên nên làm gì?
- Tin nhắn truyền thông nội bộ bao gồm thông điệp mà công ty muốn truyền đạt kèm theo nhu cầu thông tin của nhân viên
Truyền thông nội bộ
Bước 4: Xác định chiến lược của bạn
Chiến lược là những phương pháp và cách tiếp cận bạn sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Một số người nhầm lẫn chiến lược với một kế hoạch hành động, nhưng nhìn nó từ góc độ chiến lược sẽ hạn chế được những thiếu sót.
Giải thích các yếu tố sau của kế hoạch truyền thông nội bộ:
Hình thức ghi nhận nhân viên
- Kế hoạch hành động đào tạo nhân viên nội bộ
- Lộ trình thăng tiến nhân viên
- Minh bạch thông tin giữa cấp quản lý và nhân viên
- Mạng lưới truyền thông nội bộ
Bước 5: Xác định kế hoạch
Xác định kế hoạch hành động là những hành động cụ thể mà bạn sẽ thực hiện để thực hiện nó.
- Hoạt động nào phục vụ cho chiến lược này?
- Khi nào hoạt động này sẽ được kích hoạt?
- Ai chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động này
- Chỉ khi “ai – cái gì – khi nào” được thể hiện rõ ràng trong kế hoạch của bạn, thì việc giao tiếp nội bộ mới có thể thực hiện được trong công ty của bạn.
Bước 6: Đo lường Hiệu suất
Đo lường là cách duy nhất để biết liệu bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không và để thực hiện những thay đổi hợp lý. Khi đánh giá hiệu quả của truyền thông nội bộ, bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau:
- Sự gắn kết của nhân viên với thông tin?
- Suy nghĩ/hành vi của nhân viên có thay đổi sau khi nhận được thông tin không?
- Các chỉ số về giữ chân nhân viên, doanh thu, sự hài lòng của nhân viên,…
- Lưu ý về công cụ triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ
Như đã đề cập ở trên, mạng lưới truyền thông nội bộ là một công cụ chiến lược giúp tối ưu hóa việc triển khai kế hoạch trong công ty bạn. Đây là một khái niệm khá mới, có thể coi là “bước nhảy vọt” trong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào các công ty.
Mạng nội bộ không phải là một “mạng xã hội” nhỏ. Nó không đối phó với giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên. tạo sự gắn bó giữa nhân viên với tổ chức, nhằm mục đích giúp mỗi nhân viên hiểu rõ giá trị cốt lõi của công ty, thấy được vai trò của từng cá nhân trong bức tranh toàn cảnh của tổ chức, tạo sự thống nhất từ trên xuống dưới và nếu cần thiết, hãy kêu gọi sức mạnh bên trong . .
Sẽ thật tuyệt nếu mạng truyền thông nội bộ của bạn được thiết kế để tích hợp và định hướng cho các chiến lược khác: minh bạch giá trị cốt lõi và văn hóa công ty, chia sẻ ý tưởng, chào đón nhân viên mới, thông báo tin tức nội bộ, gửi thư cho CEO, chúc mừng sinh nhật, khen thưởng nhân viên xuất sắc,…
Không ngoa khi nói rằng với mạng lưới liên lạc nội bộ như vậy, kế hoạch của bạn đã thành công một nửa.
Xem thêm >>> Những tips quản trị truyền thông cho Doanh nghiệp
